ビジネスメール基本構成
友達や知人にメールする際は、好きな文を好きなように入力し送信するだけで問題ありません。しかし、ビジネス上では、そんな訳にはいきません。相手との関係性による部分も多少はありますが、ビジネスメールには基本構成通りに作成することが一般的です。
基本構成
件名
プライベートのメールでは利用しないこともある件名ですが、ビジネスシーンでは重要です。件名で要件が一目で分かるようにすることを心がけましょう。
使用例：
・[○○社]1月22日お打合せの件
宛名
宛名は、本文の最初に挿入する送信先の会社名や担当者のことです。相手が属している会社名・部署名・役職名・氏名・敬称の順に記載するのが一般的です。会社名の「株」などは略さず株式会社とします。敬称は「様」が無難です。
使用例：
・○○株式会社
営業部 部長
△△ 様
挨拶・名乗り
宛名のあとには、本題の前に挨拶と名乗りをいれましょう。一番オーソドックスな挨拶が「お世話になっております。」です。丁寧にしたいなら「大変」などを付け加えてください。社内では、「お疲れ様です。」になります。
使用例：
・いつもお世話になっております。
○○株式会社の△△でございます。
要旨
本題の導入部分です。メールの主旨を簡潔に説明します。
使用例：
・打合せの件でご報告いたします。
詳細
メールの肝となる部分です。相手に確実に伝わる文章で書くことが重要です。自分が相手に何を伝えたいのか、書く前に頭の中で整理して下さい。
使用例：
・2019年1月22日のお打合せですが、17時に○○の2階会議室で開催します。参加人数を2019年1月16日までにご返信いただければ幸いです。
結びの挨拶
メールの締めくくりです。一般的には「よろしくお願いいたします。」が使用されます。
使用例：
・以上、何卒よろしくお願いいたします。
署名
送信者情報を記載します。電話番号などの連絡先を伝える手段としても記載しておくことが望ましいです。
使用例：
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○○株式会社
営業部
△△ 太郎
〒000－0000
大阪府大阪市□□１－１
Tel:06-0000-0000/Fax:06-0000-0000
Mail:tarou@eee.jp
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