メールのメリット・デメリット

メールは、ビジネス社会でなくてはならないツールであります。しかし、何が良くて、何が悪いかを把握していないと折角のツールをうまく活用できません。メリット・デメリットを理解し、余すことなくメールの良さを引き出しましょう。

メリット

「始業時間前で電話がつながりません。」電話連絡の際は、相手のつながる時間帯を見計らう必要があります。
しかし、メールは相手が食事中でも就寝中でも、送信することができます。受け取った相手側も好きなタイミングで送られてきたメールを確認できます。時間に縛られないコミュニケーションツールと言えます。

同じ内容のメールを同時に送信可能です。部署内への一斉定期連絡など一度のアクションで伝達することが出来ます。

メールは、全てデータとして管理されます。メールソフトの機能を利用する事で、宛先ごとに保存したり、必要なメールを瞬時に検索することが可能です。

電話や直接会ってのやり取りは、どおしても記憶違いが起こりやすいです。「言った」「言わない」の論争は、ビジネスのやり取りの際の問題点となってしまいます。
メールでは、データで保存されているので、いつ・誰と・どのような内容を確認できるので何かあった時の証拠としても有用です。

メールから感染するウィルスが多く存在する現在、セキュリティ対策が必須となります。なりすましのメールへの対策として使用者への教育も必要でセキュリティ対策に費用や時間を要します。

メールは、いつでも送信できるといったメリットがあります。しかし、すぐに相手が確認するとは限らず、「明日、打合せできますか？」などの至急の要件には向きません。

メールでは、ファイルを添付することが出来ます。しかし、無制限に送信できる訳ではありません。使用するメールサーバーごとに容量制限があります。よって、相手のメールボックスを詰まらせないように2～3MB以上のファイルは送信しないよう注意が必要です。

相手に無事メールが送れたかを確認する事が困難です。「メール送信しました。」と確認の電話をするか、何日も返事がなければ、「届いているか？」の確認が必要です。